Syyskokous 17.11.2018 | Autumn General Assembly, Nov 17 2018

 

Monihelin syyskokous pidetään lauantaina 17. marraskuuta 2018 Helsingissä AFAES ry:n tiloissa (Mäkelänkatu 58 A, 3. krs). Kahvitus ja asiakirjojen tarkistus alkaa klo 10.00 ja ohjelma klo 10.30.

Syyskokous on verkoston vuoden tärkein kokous, sillä useimmat luottamustehtävät täytetään kokouksessa. Ole hyvä, lue huolellisesti alla olevat tiedot ja kiinnitä huomiota ilmoitettuihin päivämääriin!

Ehdottomat päivämäärät! Niiden jälkeen muutokset eivät onnistu:
• Lisäykset asialistaan ke 17.10. mennessä: Muutokset eivät ole enää mahdollisia! 
• to 15.11. mennessä: Ilmoita järjestösi ehdokas täyttämällä Jäsensivuilla oleva lomake tästä linkistä
• la 17.11., syyskokouksen päivä: Jäsenmaksu maksettu, edustajien nimet ilmoitettuja Jäsensivujen kautta samasta linkistä!


 

Moniheli will hold its Autumn General Assembly on Saturday, November 17th in Helsinki at the AFAES ry premises (Mäkelänkatu 58 A, 3rd floor). The checking of the documents will start and coffee will be served starting at 10:00 and the programme itself will start at 10:30.

The Autumn General Assembly is the most important meeting for the network for the year, as most positions of trust will be filled at the meeting. Please read carefully the information below and pay attention to the indicated deadlines. 

Deadlines! After these, changes will not be accepted:
• Additions to the agenda were due by Wednesday, Oct 17 and changes to the agenda are therefore not possible anymore.
• by Thursday, Nov 15 at the latest: Register your candidate by filling the candidate registration form in the Member Intranet!
• by Saturday, Nov 17, date of the GA: Make sure your membership fee is paid, and that you have also registered your voting representative by filling the same form in the Member Intranet!

 

1. Mitä syyskokouksessa tehdään? What happens at the Autumn GA?

Liitteet / Attachments

PDF-tiedosto1. Asialista - Agenda - Syyskokous AGA 2018.pdf (652 kB)
Syyskokouksen asialista ja aikataulu. Lisäykset ja muutokset asialistaan eivät ole enää mahdollisia.
PDF-tiedosto2. Board members 2010-2018.pdf (607 kB)
Kenen kausi on loppumassa? Whose term is ending?
PDF-tiedosto3fi. Ehdotus toimintasuunnitelmaksi 2019.pdf (476 kB)
Toimintasuunnitelmaehdotus vuodelle 2019, suomeksi.
PDF-tiedosto3en. Action Plan proposal for 2019.pdf (753 kB)
Proposal for the 2019 Action Plan, in English.
PDF-tiedosto4. Talousarvio (ehdotus) 2019 - Budget proposal for 2019.pdf (690 kB)
Talousarvio vuodelle 2019 / Budget proposal for 2019

Ole hyvä ja lue asialista läpi (liite 1). Jos uskot, että yleiskokouksessa pitäisi keskustella jostakin asiasta, voit ehdottaa asian lisättäväksi asialistaan. Lisäyksiä asialistalle ovat ilmoitettavia Monihelin toimistoon viimeistään ke 17.10.. Tämän jälkeen lisäyksiä ei voida sääntöjen mukaan enää ottaa huomioon.

Vaaleissa valitaan tällä kertaa puheenjohtaja, seitsemän (7) uutta hallituksen jäsentä sekä enintään neljä (4) hallituksen varajäsentä (katso liite 2). Kokouksessa myös esitellään ja hyväksytään vuoden 2018 toimintasuunnitelma (liite 3) ja budjetti (liite 4).

 

Please read the agenda carefully (attachment 1). If you believe some issue must be discussed at the General Assembly, it must be added to the agenda before the official invitation is sent, because the agenda cannot change after that. That is why any addition to be made to the agenda must be notified to Moniheli's office at the latest on Wednesday, Oct 17. After that, no addition issue can be added to the agenda or discussed during the assembly.

We will be electing a chairperson, seven (7) board members and up to four (4) deputy board members (check the list of current board members in Attachment 2). Also the Action Plan for the year 2018 (attachment 3) and budget (attachment 4) will be presented and accepted.

 

2. Miten voi äänestää? How to vote at the GA?

Jäsenjärjestön hallitus voi antaa yhdelle henkilölle oikeuden äänestää järjestön puolesta yleiskokouksessa. Tämä henkilö saa luvan edustaa jäsenjärjestöä vain yleiskokouksen aikana. Hallitus voi valita ketä tahansa tahansa edustajaksi. Muut jäsenjärjestön jäsenet ovat myös tervetulleita, mutta he eivät voi äänestää, vain osallistua keskusteluihin.

Jäsenjärjestöjen edustamiseen yleiskokouksessa tarvitaan aina erillinen lupa (valtakirja). Myös jäsenjärjestön puheenjohtaja ja esim. jäsenjärjestön käyttäjätilin haltija sivuillamme tarvitsevat sitä.

Valtakirjan antamiseksi valitulle edustajalle, jäsenjärjestön pitää ilmoittaa valtuutetun henkilön nimen Jäsensivuillamme tästä linkistä: Ilmoita ehdokkaan ja/tai edustajan nimi.

Kunkin osallistuvan järjestön tulee varmistaa, että valtuutettu edustaja ymmärtää yleiskokouksen tarkoitusta ja tuntee asialistalla olevat kohdat. 



The board of a member association can give to one person the right to vote on behalf of the association at the General Assembly. The authorization is only valid for this specific assembly, and the board can choose anyone as a representative. Other members and representatives of the association are of course welcome to attend the assembly, but they cannot vote on behalf of the association, only participate to discussions.

To be able to vote on behalf of the association at the assembly, a specific authorization (valtakirja, authorization letter) is always needed. Even the association's chairperson, or the association's main user of the website account need this separate authorization. 

To grant this authorization to someone, the association must inform Moniheli of the name of its representative by filling the form in our Member Pages: Registering a candidate (nomination letter) and/or voting representative (authorization letter) 

Please also make sure your representative is familiar with the issues presented in the agenda. You may want to discuss these issues with your board to decide on voting instructions for the representative.

 

3. Kuka voi tulla valituksi? Who can be elected?

Liitteet / Attachments

PDF-tiedosto5. Hallituksen ja puheenjohtajan vastuualueet - Responsibilities of the board and chairperson.pdf (447 kB)
Mitä hallituksen jäsen tekee ja mitä hänestä odotetaan? What does a board member do and what is expected of a board member? Luettavaksi: vat hallituksen jäsenten vastuualueet ja tehtävät. | To be read by candidates: Here are the tasks and responsibilities of a board member.

Jokainen Monihelin jäsenjärjestö voi nimetä yhden (1) ehdokkaan puheenjohtajan paikkaan sekä yhden (1) ehdokkaan hallituksen jäseneksi. Järjestön tulisi tutustua huolella Monihelin hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan tehtäväkuvaan ja vastuualueisiin ennen ehdokkaan valitsemista. Katso ja näytä myös ehdokkaalle yllä oleva video!

Ehdokkaan tulee valmistautua esittelemään itsensä ja näkemyksensä hakemaansa toimeen lyhyessä esittelypuheenvuorossa. Tarkemmat ohjeet lähtetetään ilmoittautuneille ehdokkaille myöhemmin. Liitteestä 5 (yllä) löytyy lyhyt esittely roolista sekä roolin vastuualueista ja tehtävistä. Pyydämme ehdokkaitakin lukemaan dokumentin huolella.

 

Every member association of Moniheli may nominate one (1) candidate to the chair and one (1) candidate to the board. The member association should familiarize itself with what is expected from Moniheli board members and chairperson before selecting a candidate. Watch and show to your candidate the video above as well!

Each candidate must be ready to present their intentions, interests and motivation to the assembly in a few minutes' speech. More detailed instructions will be sent to the registered candidates before the meeting. Both member association representatives and candidates themselves should read carefully the description of the open positions (Attachment 5, above). 

 

4. Miten asettua ehdokkaaksi? How to register a candidate?

Järjestön ehdokkaan tai ehdokkaiden nimi/nimet ja yhteystiedot on ilmoitettava torstaihin 15.11. mennessä täyttämällä Jäsensivuilla oleva lomake tästä linkistä: Ilmoita ehdokas ja/tai edustaja.

HUOM! Lomakkeeseen on liitettävä ehdokkaan kuva vaalijulisteita varten, jos Monihelillä ei ole vielä kuva hänestä!

HUOM! Tietojen vahvistamiseksi tarvitsemme virallisen edustajan sähköpostiosoite. Virallinen edustaja, joka vahvistaa tiedot, ei voi olla itse ehdokkaana tai valtuutettuna äänestämään yleiskokouksessa.  

 

The name and contact information for the association's candidate must be notified by Thursday, November 15th by filling the form at this link: Registering a candidate and/or voting representative.

PLEASE NOTE! If the candidate is a first time candidate and we do not have his or her picture, we will need one for the voting materials, so make sure you have a picture of the candidate to attach to the form before starting to fill it!

PLEASE NOTE! To confirm the nomination, we need the email address of one of the association's official representatives, who is not a candidate or voting representative in the form.

 

5. Matkakulujen korvaus Helsingin ulkopuolisille jäsenjärjestöille / Refund of travel expenses for member associations outside Helsinki

MS Excel -tiedostoMatkakorvauslomake, HSL - Travel expenses compensation form, HSL.xlsx (229 kB)
Helsingin seudun edustajille (ei Helsingin järjestöille), jotka matkustavat HSL-lipulla / For those coming from Espoo and Vantaa and the capital region (except from Helsinki), using public transport (HSL)
MS Excel -tiedostoMatkakorvauslomake, kaukomatkat - Long-distance travel compensation form.xlsx (229 kB)
Pääkaupunkiseudun ulkopuolisille edustajille, jotka tulevat kaukojunalla, linja-autolla tai lentävät Helsinkiin / For those coming from outside the capital region by train, coach bus or air travel
MS Excel -tiedostoKilometrikorvauslomake - Mileage allowance compensation form.xlsx (229 kB)
Pääkaupunkiseudun ulkopuolisille edustajille, jotka tulevat yksityisautolla / For those coming from outside the capital region by car

Helsingin ulkopuolelta kokoukseen osallistuville jäsenjärjestöille korvataan yhden (1) osallistujan matkakulut edullisinta liikennevälinettä käyttäen (pääkaupunkiseudun sisällä julkisilla). Tekstin ylläpuolelta löytyvät kilometri- ja matkakorvauslomakkeet. Valitse sopiva lomake ja lue lomakkeessa olevat ohjeet.

  • Helsingin seudun jäsenjärjestöille (ei Helsingissä rekisteröityneille): Korvaamme HSL-lippujen arvoa Helsingin ja seudun välillä. Käytä Matkakorvauslomake, HSL ja ota alkuperäiset matkaliput talteen! Jos käytät HSL-sovellusta, liitä lomakkeeseen lipun ostokuitti sovelluksesta.
     
  • Helsingin seudun ulkopuolisille jäsenjärjestöille: Korvamme edullisimman sopivan julkisen likenteen matkavaihtoehdon tai maksamme kilometrikorvauksen.
    Jos olet tulossa junalla tai linja-autolla, ota alkuperäiset kuitit talteen ja liitä ne lomakkeeseen.
    Jos haluat tulla lennolla, ota ensin meihin yhteyttä.
    Jos olet tulossa autolla, huomaathan, ettei polttoainekuittia oteta vastaan, mutta maksamme kilometrikorvauksen. Kilometrikorvauksen maksamiseen tarvitsemme verokortin. Maksu ei vaikuta verokortin tulorajoihin.

Voit joko postittaa meille lomakkeen ja alkuperäiset liput, tai täyttää lomakkeen sähköisesti ja skannata liput. Korvaus maksetaan vuoden loppuun mennessä.


At the last Spring General Assembly, it was decided that travel expenses for one (1) representative per association would be compensated for associations registered elsewhere than in Helsinki. The compensation covers the most affordable transportation fees to the meeting place, using within the capital region public transportation. You can find above this text the travel expenses compensation forms depending on your means of transportation. Use the suitable form and read carefully the instructions included.

  • Member associations registered in the capital region, except Helsinki: HSL fares are compensated to and from Helsinki. Use the Travel expenses compensation form, HSL and remember to keep your ticket(s)! If you are using the HSL phone application, attach the purchase receipt you can open from the application.
     
  • Member associations registered outside the capital region: Expenses are compensated based on the most affordable suitable option or using mileage allowance. 
    If you are coming by train or coach bus, keep your tickets and attach them to the form.
    If you are considering flying to Helsinki, contact us first.
    If you are coming by car, compensation is not based on the fuel purchase, but on the kilometers travelled (mileage allowance). To pay mileage allowance, a tax card is needed. The payment does not affect your tax card's income limit.

Travel expenses compensation forms can be mailed to us with the original tickets, or filled electronically and emailed to us with the scanned tickets. The payment will be made by the end of 2018.

 

Tervetuloa syyskokoukseen! Welcome to the Autumn GA!